Erfolgreiche Selbstorganisation » Im Büro

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Peter Arndt — Sun, 20 Mar 2011 17:35:34 +0000

Gerade habe ich bei Xing eine Statusmeldung gefunden:

Ich bin davon überzeugt, dass “Aufräumen und Sortieren” hier nicht (mehr) hilft. Das Problem liegt woanders; nämlich in der Antwort auf die Frage

“Wie konnte es überhaupt soweit kommen?”

Was fehlt, ist ein ausgeklügeltes System für das gesamte E-Mail Handling. Wo man sich so etwas individuell erarbeiten kann? Hier. (Der bisherige Preis gilt nur noch bei Anmeldung bis 1. April 2011).

Stress Dich wichtig …

Peter Arndt — Mon, 08 Nov 2010 07:21:30 +0000

… … so titelte heute gestern unsere Sonntagszeitung im Bereich “Leben”.

Und bestätigt im Folgenden viele Beobachtungen, die wir auch täglich wahrnehmen.

Der übervolle Terminkalender ist inzwischen zum Statussymbol geworden. Ob im Berufsleben oder inzwischen auch im Privatbereich. Wer “ausgebucht” ist, ist wichtig. Wer keine Zeit hat ist “In”. Wer zugibt, Zeit zu haben, ist bestenfalls “Exot”; schlimmstenfalls “irgendwie suspekt”.

Ein Treffen unter Freunden? Dieses Jahr nicht mehr. Alle Wochenenden sind komplett ausgebucht. Und unter der Woche ist sowieso keine Zeit – der Beruf!

Die Einladung zur nächsten Geburtstagsfeier. Gleich mal einen Termin vereinbaren, damit es auf jeden Fall klappt. Terminkalender gezückt. Das zweite Wochenende im August 2011(!)? Da ist noch Platz – notiert (kein Witz – selbst erlebt).

Das Signal ist deutlich: Wichtig, Wichtig, Wichtig …

Auch im Beruf ist es nicht besser. Wer ständig im Stress ist (oder zumindest so tut) hat grosse Chancen auf Anerkennung und Beförderung.

Erfolgreiche Selbstorganisation? Eher hinderlich. Im Seminar schildern wir oft folgende Situation:

“Angenommen, Sie setzen alles um, was Sie hier erfahren. Danach sitzen Sie an Ihrem völlig leeren Schreibtisch und bearbeiten in Ruhe den aktuellen Vorgang. Die Bürotür geht auf; Ihr Chef kommt herein. Er sieht Sie an, betrachtet Ihren aufgeräumten Schreibtisch und fragt: … “

Danach stellen wir die Frage: “Was sagt der Chef?”

Interessanterweise kommt IMMER die selbe Antwort (gerne können Sie Ihre Antwort in den Kommentaren hinterlassen).

Und jetzt?

Einige Fragen, die Sie sich stellen können:

Im Beruf

• Muss ich wirklich an diesem Meeting teilnehmen?
• Wie können meine Meetings verkürzt werden?
• Was kann ich besser organisieren, damit meine Ergebnisse in kürzerer Zeit realisiert werden?
• Wo mache ich “auf wichtig”, ohne dass dies wirklich erforderlich wäre?
• Wo drücke ich mich durch beruflichen (Über)Einsatz vor sonstigen (z.B. familiären) Verpflichtungen?
• Was bringt mein Engagement in zehn verschiedenen “Social Networks” wirklich?
• Für Selbständige: Muss ich wirklich alles selbst machen oder kann ich Teile meiner Arbeit abgeben?
• …

Im Privatleben

• Muss ich wirklich bei dieser Geburtstagsfeier (Vereinsfeier, Grillabend, Weihnachtsfeier, …) dabei sein?
• Wann ist das nächste Familienwochenende ganz für uns alleine?
• Kann mein Fussballverein am kommenden Wochenende auch dann spielen, wenn ich nicht dabei bin?
• …

Die Antworten geben Ihnen erste Anhaltspunkte für Ihr Selbstmanagement.

Die Fragen sind garantiert nicht vollständig. Ergänzen Sie Ihre Fragen in den Kommentaren …

Notizmanagement

Peter Arndt — Wed, 03 Nov 2010 15:05:07 +0000

Ich bin bekanntlich ein Verfechter des Formats DIN A 4 und des professionellen Notizmanagements.

Wahrscheinlich ist es deshalb nur logisch, dass ich von außen solche Notizen bekomme :

Kugelschreiber als “Vergleichsmaßstab”.

Anti-Chaos-Programm

Peter Arndt — Fri, 29 Oct 2010 15:24:59 +0000

Vor einigen Tagen telefonierte ich mit einem befreundeten Versicherungsmakler. Er erzählte mir folgende Geschichte:

Spezialisiert auf seine Kernzielgruppe hat er die Versicherungen von ca. 700 Kunden bei einem Spezialversicherer eingedeckt. Es kam, wie es kommen musste. Ein grossser Schaden. Und irgend Jemand bei der Versicherungsgesellschaft bekam “kalte Füße”. Die Folge: Ziemlich kurzfristig wurden ALLE Verträge des Versicherungsmaklers gekündigt und mussten bei einer anderen Gesellschaft untergebracht werden.

Ein Horror für alle, die die Arbeitsbelastung bei einem Versicherungsnakler zum Jahresende kennen (ich kenn´ sie; ich habe in der Vergangenheit lange genug in diesem Beruf gearbeitet).

Sein Fazit bei unserem Telefonat: “Ohne das Seminar Erfolgreiche Selbstorganisation bei Dir, hätten wir das nicht geschafft.”

Gerade kam folgende Nachricht von ihm bei mir an:

Hallo Peter,

in der Anlage findest Du 3 Bilder. So sieht es aus wenn ein Versicherungsmakler 700 landwirtschaftliche Gebäudeversicherungen umdeckt. Ohne unser neues Organisationssystem würde das nicht funktionieren.

Meine Gespräche bestätigen Deinen neusten Artikel aus www.erfolgreiche-selbstorganisation.de. Viele sehen das Problem nicht, weil Sie in Ihrem Tagesgeschäft fest eingebunden sind.

Eines dieser Bilder sehen Sie hier:

Bei der Einrichtung solcher Geschäftsprozess kommt es übrigens nicht auf das Behältnis an. Sondern darauf, dass der Prozess optimal definiert wird. Und so etwas lernen unsere Teilnehmern (unter anderem) beim Seminar “Erfolgreiche Selbstorganisation”.

Herzlichen Dank Torsten für die Story und die Bilder.

Feedback zur Online-Schulung

Peter Arndt — Mon, 25 Oct 2010 18:53:36 +0000

Herzlichen Dank an alle Teilnehmer!

Es war der erste Versuch, das Thema “Erfolgreiche Selbstorganisation” durch eine Online-Schulung zu vermitteln. Und ob das funktionieren kann? Ich hatte, ehrlich gesagt, keine Ahnung und vorher schon etwas Bedenken …

Doch schon die Anmeldungen (es waren über 200!) zeigten, dass dieses Thema “draußen” einige Resonanz findet.

Das Feedback danach – überwältigend. Sowohl quantitativ, als auch qualitativ. Danke.

Wer nicht dabei sein konnte, bekommt bald Gelegenheit – gegen eine kleine Investition – das Ganze ebenfalls zu erleben. Dafür bereite ich gerade die Inhalte neu auf und ergänze diese mit zusätzlichen Tipps und Unterlagen. Bald bin ich damit fertig.

Doch zunächst die Rückmeldungen der Teilnehmer:

Wollten Sie in einem Online-Seminar schon immer einmal das “als-wäre-Gefühl” kennenlernen? Das Gefühl, “als-wäre” Herr Arndt in Ihr Büro gekommen, um Ihnen und nur Ihnen allein seine Erfahrungen, Erkenntnisse und bewährten Kniffe zu vermitteln?

Bei einer Online-Schulung von Peter Arndt kann man tatsächlich dieses “als-wäre-Gefühl” bekommen, wenn er lebendig, klar, präzise und engagiert sein Wissen weitergibt.

Und während man den interessanten Ausführung lauscht, wünscht man sich durchaus, es wären nicht zehn, sondern 20 Punkte gewesen. So schön ist es, sich alles “persönlich” von Herrn Arndt erläutern zu lassen.

Absolut empfehlenswert!

Wera Nägler • Hildesheim • www.wera-naegler.de

Viele weitere Teilnehmerstimmen …

Vielen Dank für dass tolle online Seminar mit den wertvollen Tipps.

…

Ich wäre ihnen super dankbar, wenn Sie mir dies (Anmerkung: eine ergänzende Fachfrage) etwas genauer erklären könnten, damit ich diese lästigen Stapel so abbauen und in ihr durchaus schlüssiges System überführen kann.

Steffen Hahn • J.G. Kahlert & Söhne OHG • www.Kahlert-Soehne.de

Auf diesem Wege nochmal eine herzliches Dankeschön für das tolle Onlineseminar zum Thema „Büroorganisation“. Ich bin in dem Thema eigentlich nicht schlecht, aber ausbaufähig und vor allem: ich habe mal meine Systeme hinterfragt und bin zu dem Schluss gekommen, dass ich einige Sachen ändern werde bzw. bis Ende letzter Woche schon eingeführt habe.

Projektierungen durchnummerieren und pro Projekt eine Hängemappe
Keine Zettel mehr: Kladde
Gnadenloses aussortieren: entweder in vorhandenes Ordnungsmedium, neues Ordnungsmedium anlegen oder Papierkorb – wunderbar, mein Schreibtisch ist wie leer gefegt.

Die Aufbewahrung von nicht benötigten E-Geräten, Gebrauchsanweisungen in Pappkartons, eine sehr gute Ordnungsstruktur auf meinem Rechner, Hängeordnerschränke mit Einlegemappen (also vertikale statt horizontale Ablage), Stehordner und Ablagekästen für Posteingang privat/Geschäft verwende ich schon einige Jahre und bin auch hochzufrieden damit.

Die 1 zu 1 Struktur auf dem Rechner wird nochmal eine Herausforderung, da ich seit vielen Jahren dort eine bestimmte Ordnung habe – zum Glück habe ich keine Mitarbeiter die meine Sachen übernehmen müssen. Das wäre zwar in der Hardware- und Softwarewelt jeweils möglich, jedoch nicht deckungsgleich. Da werde ich auch noch mal rangehen.

Insgesamt hat mir das Seminar also wirklich etwas gebracht. Vielen Dank.

Peter Reimer • Bad Camberg • www.peter-reimer.de

Vorab vielen Dank für die vielen praktischen Hinweise aus dem genannten Seminar.

Einen größeren Teil des Wochenendes habe ich damit verbracht, mein Büro umzuorganisieren. Damit sind die Beseitigung diverser Stapel, die Neuorganisation der Wiedervorlage (KW-Basis in Hängeordnern) und die Umgestaltung des Schreibtisches gemeint.

Da ich viel im Versicherungsbereich arbeite und damit viel Papier bewegt werden muß, habe ich z.B. den bisherigen unsortierten Stapel abzulegender Unterlagen auf insgesamt 10 mit zugeordneten Buchstaben versehenen transparenten Ablagekörbe verteilt. Diese wird, wie bisher auch, Ende der Woche dann in die jeweiligen Kundenablagen verteilt. Aber jetzt wesentlich schneller und sollte ich einmal eine dieser Unterlagen aus den Ablagefächern benötigen, finde ich diese durch die Buchstabenzuordnung sofort( ! 5 Sekunden).

Nun sind das die ersten Schritte. Es muß sich alles erst noch einspielen und als praktikabel erweisen. Ich werde das System, wie von Ihnen vorgeschlagen, regelmäßig hinterfragen und wenn nötig, anpassen. Dazu halte ich Sie informiert.

Stefan Götz • Berlin

Ihre Onlineschulung „Erfolgreiche Selbstorganisation“ hat Spaß gemacht und war für mich nützlich.

Der sich in der Vergangenheit auch bei mir manifestierte Papierstapeldrang ist tot. Die weiteren Tipps und wertvollen Ideen – die eigentlich logisch und ganz einfach sind – helfen mir, mehr Zeit für das wirklich Wichtige zu haben – statt Zeit mit unnötigem Suchen zu vergeuden.

Ein wertvolles Seminar, welches ich jedem nur empfehlen kann – egal wir gut er schon selbst organisiert ist oder glaubt es zu sein.

Andreas Berner • Essen • www.fiz.de

Für mich war das eine Auffrischung, da ich schon mal alles so in die Richtung wie Sie vorgeschlagen haben umgestellt habe.

Oder sollte ich sagen versucht habe? Ich bin z.Z. wieder im Kaos und hatte mich am Anfang ihrer Schulung schon gefragt wann sie mein Büro fotografiert haben und wer ihnen das erlaubt hat (kleiner scherz).

Ich nehme ihr Seminar als Anstoß zur neunen Ordnung und den Beginn in diese Richtung. Das schwierigste ist “der Beginn” doch nur durch den ersten Schritt kann diese Reise beginnen.

Ich sage vielen Dank, vor allem auch als kleiner Trost, dass ich anscheinend nicht der einzige Kaot in unserem Universum bin.

Teilnehmer möchte nicht namentlich genannt werden

Mir hat das Webinar “Erfolgreiche Selbstorganisation” einige wichtige Inputs geliefert:

Ganz wichtig sind für mich die Hinweise zur Ablagestruktur im PC wie auch in Form von Akten. Bei mir tauchen bisher immer wieder “Zweifelsfälle” auf, d.h. Unterlagen, die man unter verschiedenen Punkten ablegen könnte. Und wer weiß, wie ich in einem oder zwei Jahren danach suchen werde?
Viele Projekte haben eine lange Bearbeitungszeit und genau so lange liegen sie bei mir auf dem Schreibtisch! Wie ich jetzt erfahren habe, gibt es dafür eine bessere Aufbewahrungsart!
Bei Kundenkontakten muss ich alle Unterlagen und offenen Fragen punktgenau parat haben. Nur – wann wird der Kunde anrufen? Oftmals ist es dann passiert, dass ich einen Punkt vergessen habe! Auch dafür stellt Herr Arndt eine Lösung vor!

Insgesamt also eine runde Sache! Man kann viel lernen, man muss es nur – umsetzen!

Gudrun Pragel • Nierstein • www.prdgmbh.com

Gerne gebe ich Ihnen eine Referenz für das Onlineseminar. Grundsätzlich bin ich ein Mensch, der ständig versucht, seine Eigenorganisation zu verbessern und zu optimieren. Schließlich ist dies das Grundgerüst für eine reibungslose und professionelle Arbeit und für mich auch die Basis für planbare Vertriebserfolge.

Insofern muss ich sagen, hat mir Ihr Onlineseminar wieder weitere wichtige Impulse gegeben. Insbesondere der Aufbau der Informationsstruktur für EDV und auch Büro “wie und wo lege ich was nach welchem durchgängigen System ab” habe ich sofort umgesetzt und bringt tatsächlich einen Zeitgewinn. Suchen war gestern!

Herzlichen Dank für diesen Zeitvorsprung, den Sie mir damit verschafft haben.

Bernhard Röder • Freinsheim • www.finanz-konzepte.net

Ich fand Ihre Onlineschulung sehr hilfreich mit vielen nützlichen Tipps. …

Am nützlichsten finde ich den Tipp mit der farbigen Gliederung der Ordner, Vorgänge etc….

Herzlichen Dank für die Online-Schulung.

Gabriele Kontor

Vielen Dank für die sehr gute Zusammenfassung zum Thema (Selbst-)Organisation. Auf der Suche nach ganzheitlichem Erfolg habe ich Sie im Internet gefunden.

Ich selbst biete meinen Kunden ein ganzheitliches Coaching, um Ziele tatsächlich zu realisieren. Am Thema Ordnung kommt man da nie vorbei.

In den letzten Monaten habe ich viele Bücher zum Thema Organisation gelesen und kann sagen, dass Sie es mit Ihrer Zusammenfassung auf den Punkt gebracht haben. Ich bin mir sicher, meinen Kunden jetzt einen noch besseren Service liefern zu können, zumal ich mir auf die Fahne geschrieben habe “immer eine Lösung zu haben”.

Nochmals vielen Dank für die sehr gute Arbeit!

Detlev Krause • Leonberg • www.krause-kollegen.de

Eine gelungene Präsentation mit vielen Anregungen.

Vielen Dank

Michael Hecht • Aschersleben

Von der “Zettelwirtschaft” war schon “etwas” weg. Ich hatte mir bereits ein so ein DIN A4 spiralgeheftetes Heft zugelegt. Da kann man natürlich auch Seiten “rausreißen”.

Das kompakte Notizbuch, eventuell sogar mit vornummerierten Seiten, finde ich noch besser.

Auch tat ich mich schwer mit den Wiedervorlagen in Kalender/ Notizbüchern.
Noch habe ich auch eine Wochenaufteilung im Rechner und nichts geht mir mehr “flöten” (vorausgesetzt es wird eingetragen).

Na ja, an den anderen div. Vorschlägen wird noch “gewerkelt” bis sie bei mir umgesetzt werden.

Jedenfalls Dankeschön für die guten Vorschlägen und den informativen Vortrag.

Klaus Gust •Mülheim an der Ruhr • www.sparen-versichern.de

Gerne gebe ich Ihnen eine Referenz für die Online-Schulung “Erfolgreiche Selbstorganisation”:

Kurz, Knapp, effektiv.

Wenn man die Ratschläge anwendet, spart man sich sicher sehr viel Zeit, vor allem, wenn man mit Mitarbeitern zusammenarbeitern. Ich selbst suche wenig, da ich mein Chaos kenne, aber seit ich Mitarbeiter habe, hat mir bisher noch das richtige Ordnungskonzept gefehlt.

Ich bin dabei alles nach Ihrem System umzustellen.

Judith Schmied • Neu-Ulm • www.versicherungsmakler-unabhaengig.de

Für Ihre Online-Schulung danke ich Ihnen bestens.

Da mein PC in Reparatur war, stand mir lediglich das Telefon zur Verfügung. Dies war allerdings kein wesentlicher Nachteil, da Ihre mündlichen Kommentare auch ohne Visualisierung klar waren.

Einerseits haben Ihre Hinweise mir bestätigt, dass ich mich auf dem richtigen Weg befinde. Andererseits haben sie mir auch bewusst gemacht, dass ich diesen Weg noch wesentlich konsequenter beschreiten muss und hierzu bedarf es noch einiger Verbesserungen.

Ihre wertvollen und überzeugenden Fingerzeige und der vorhandene Leidensdruck
sollten eigentlich genügend Voraussetzung dafür sein, nach der Rückkehr von einer zwei monatigen Reise durch Neuseeland meine Vorsätze ab nächstem Jahr umzusetzen.

Walter van Laer

In diesem Sommer habe ich mir Zeit genommen über meine Selbstorganisation und Planung nachzudenken.

Vielen Dank für Ihre Denkanstösse in diesem Seminar, diese habe ich gerade jetzt gebraucht. Finden motiviert mehr als suchen, hinzu kommt die Zeitersparnis. Wenn ich die Neuorganisation meines Homeoffice und die neue Gliederung auf meinem PC abgeschlossen habe, komme ich noch einmal auf Sie zu.

Klaus Kepp • Minden

Zunächst bedanke ich mich für Ihre gelungene Präsentation, während der ich mir bereits Notizen für eine Verbesserung meiner Büroorganisation gemacht habe. Ganz optimal war natürlich, dass Sie uns Teilnehmern Ihre Unterlagen zukommen ließen.

Für mich selbst hat dieses Online-Seminar schon einige Früchte getragen, wie z. B. die Übernahme Ihres Vorschlages für die Wiedervorlagen, der „leere Schreibtisch“, die Struktur von PC-Daten, Lesestapel…

Andere Themen, wie z. B. farbliche Kennzeichnung von Bereichen, Hängemappen für Kundenunterlagen, hatte ich zuvor schon, jedoch gibt es auch hier noch viele Möglichkeiten der Vereinfachung.

Zusammenfassend ist meine Erkenntnis, dass jede Optimierung mit dem ersten Schritt beginnt.

Und dazu bieten Sie jede Menge hilfreiche Ansätze. Bravo.

Alfred Ranz • Gammertingen

Vielen Dank für das tolle Webinar zum Thema Selbstorganisation!

Schon diese kurzweilige Stunde hat einiges gebracht. Bin bereits dabei erste Anregungen umzusetzen. Jeder, der mal über Selbstorganisation was wirklich Interessantes erfahren will, sollte sich das Webinar ansehen.

Nochmals vielen Dank für die Dokumentation

Ludwig Klammer • Referenz via XING