Gestern war es wieder soweit.

Jubiläum. Am 1. August 1976 bin ich in Stuttgart bei der Allianz Lebensversicherung ins Berufsleben eingetreten. 33 Jahre.

Bereits damals wurden die Grundlagen für meine heutige Organisation gelegt. Als Lehrlinge durchwanderten wir verschiedene Abteilungen. In jeder davon gab es ein Handbuch, das regelmäßig aktualisiert werden wollte – und musste. Hatte man Pech, geriet man an einen Schreibtisch, dessen Unterlagen vom Vorgänger schon lange nicht gepflegt wurden. Und durfte dann auch noch monatelang nacharbeiten …

Gelernt habe ich damals schon, systematisch und methodisch zu arbeiten. Ob ich dazu Lust habe oder nicht.

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Via E-Mail erreichten mich 2 Fragen eines Lesers:

“1. Benutzen Sie noch ihren x17 Zeitplaner? Ein Beitrag zum Thema Elektronik vs Papier wäre interresant.

2. Wie kammen Sie im Zeitalter von Palm/Blackberry,Windows mobile zu analogen Zeitplanung?”

Da es vielleicht für andere auch interessant ist, hier meine Antworten: [...]

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Terminabstimmung zwischen mehreren Beteiligten ist immer wieder spannend.

Kürzlich hatten wir diesen Fall wieder. Es ging um den Termin für ein gemeinsames Seminar. Beteiligt (wie oft) viele Beteiligte. Die Abstimmung zunächst telefonisch (wie oft). A ruft B an und stimmt freie Termine ab. B verständigt sich mit C. C stimmt sich mit D ab. D kann nicht . Also Rückmeldung an Alle und Suche nach einem neuen Termin.

Bis eine Kollegin die “Notbremse” gezogen hat und doodle ins Spiel brachte.

Was ist doodle und wie funktioniert es? Doodle ist ein Online-Tool für Umfragen. In unserem Fall stellte A den Anlass (Seminar) bei doodle ein und definierte seine freien Termine. Die Terminanfrage wurde per E-Mail an alle Beteiligten weitergeleitet. Danach logte sich jeder bei doodle ein und gab seine freien Termine a. Und am Schluss – war ein Seminartermin gefunden, der für Alle passt. Ge-ni-al!

Herzlichen Dank liebe Katrin für diesen Tipp! Ich werde das Tool garantiert öfter verwenden.

Doodle ansehen

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Viele Zeitmanagement-Modelle lehren, die Dinge richtig zu tun. Das ist o.k.

Doch noch viel wichtiger ist es aus meiner Sicht, die richtigen Dinge zu tun.

Das heißt, sich ständig bewusst zu machen, ob das was gerade getan wird an dieser Stelle richtig ist. Oder ob es nicht viel sinnvoller wäre, wenn ein Anderer diese Aufgabe erledigt.

Eine tückische Falle: “Ich kann es ja gut und schnell”.

Auch ich laufe immer noch ab und zu in diese Falle und erledige Aufgaben, weil ich diese gut (und manchmal schnell) erledigen kann.

Letzte Woche war es wieder soweit – und dieses Mal habe ich es gemerkt …

Für ein wichtiges Programm, das auf meinem Server läuft, war ein Update fällig. Ich kann so etwas ja ganz gut und habe mir das Update und die Anleitung dazu heruntergeladen. Fünf (5 !) DIN A 4 Seiten mit ausführlicher Beschreibung der anstehenden Schritte warteten nun darauf, erledigt zu werden. Ich schätzte, ich bekomme es in zwei bis drei Stunden gut hin (wenn kein Fehler dazwischenkommt).

Bevor ich anfing hielt ich inne und fragte mich: “Muss Ich das jetzt erledigen?” Antwort: “Eigentlich nicht. Ich kann es zwar, aber vielleicht gibt es Andere, die es besser und schneller können.”

Also habe ich den Programmhersteller am Sonntagvormittag (!) angeschrieben und gefragt, was es kostet, wenn er das Update installiert.

Die Antwort, nach 29 Minuten (!):

Hello Peter,

Thanks for your email and the enquire.

I’ve just upgraded your … up to the latest version 3.9.005

You can find the new manuals at …

You can make a payment for the upgrade with the link below

At your service,

Ich hätte zwei bis drei Stunden gebraucht …

Was es gekostet hat? 28,– Euro. Ein toller Preis für drei Stunden ersparter Unternehmerzeit.

Bemerkenswert auch die Vorgehensweise der Firma. Anstatt ein Angebot zu senden, wurde die Arbeit sofort erledigt und mitgeteilt, wo ich eine Zahlung dafür vornehmen kann.

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Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb.

(Kurt Tucholsky)

Heute morgen von Fred erhalten.

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Heute wird aufgeräumt. Alle Unterlagen, die nicht mehr aufgehoben werden müssen, kommen heute zur aktengerechten Entsorgung (mit Entsorgungsdokument und allem was dazugehört).

Die Vorarbeiten dazu sind einfach. Nahezu alles, was im Büro als Papierdokument anfällt, wird bei uns mit Classei-Mappen verwaltet. Regelmäßig werden diese dann in die Registratur in Archivboxen überführt. Und für die “finale Entsorgung” müssen wir lediglich die entsprechenden Archivboxen herausnehmen – und fertg.

Bevor jemand fragt. Bei den Ordnern handelte es sich um Projektunterlagen für Kundenprojekte.

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Über Faxlösungen ohne ein Faxgerät (auch kostenlos) hatte ich schon hier und hier geschrieben.

Jetzt hat auch Web.de eine Lösung vorgestellt, die in der Einstiegsversion kostenlos ist und in der erweiterten Fassung einige Cent kostet.

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