Professionelles Notizmanagement

Ein Kunde wartet auf Ihren Anruf. Die Telefonnummer notieren Sie sich auf einer Haftnotiz. Diese kommt an den Bildschirmrand. Während Sie telefonieren, fällt Ihnen eine Verbesserungsmöglichkeit für den Vertrieb ein. Sie notieren diese kurz auf einem gerade herumliegenden Kuvert. Dass Sie Ihrem Chef einen Präsentationsentwurf bis zum Mittagessen vorlegen sollen, haben Sie „im Kopf“. Dies noch zusätzlich aufzuschreiben, ist unnötig. Sie haben ein neues Restaurant entdeckt und wollen Ihre Familie dorthin einladen. Die Telefonnummer für die Tischreservierung haben Sie auf der Serviette notiert.

Auch sonst wird auf allem geschrieben, was gerade verfügbar ist; Post-It´s. Zettelklötze mit Werbeaufdruck, Erinnerung an den letzten Vertreterbesuch. Halb abgerissene Collegeblöcke, ein Werbeblock eines Hotels, Überbleibsel vom Besuch der letzten Roadshow. Eine Struktur innerhalb der Aufzeichnungen sucht man vergebens. Professionelle Aufbewahrungssysteme? Fehlanzeige.

So sieht es dann üblicherweise am Ende des Tages aus: Der Kunde wartet immer noch auf Ihren Anruf. Das Post-It mit der Rückrufnummer liegt hinter Ihrem Monitor, weil es beim Lüften dorthin geweht wurde. Ihre Vertriebsidee haben Sie auf ein Kuvert der Eingangspost notiert. Dieses befindet sich inzwischen im Altpapier. Gegen 15.00 Uhr werden Sie dann von Ihrem Chef an den Entwurf erinnert. In der Hektik des Alltagsgeschäfts haben Sie daran nicht mehr gedacht. Und die Serviette mit der Telefonnummer des Restaurants gibt es auch nicht mehr. Sie fiel einem Niesanfall zum Opfer und wurde dabei zum Taschentuch degradiert.

Systematisches Notieren beweist Professionalität. …

Sie erfüllen damit beispielsweise die Anforderungen an eine rechtssichere Dokumentation, an ein Verkaufsprotokoll, haben eine Aufzeichnung getroffener Vereinbarungen oder geben konkrete Anweisungen für Mitarbeiter weiter.

Fangen Sie mit Ihrem professionellen Notizmanagement an, indem Sie als ersten Schritt komplett auf das Businessformat DIN A4 umsteigen. Verbannen Sie alle anderen Papierformate aus Ihrem Büro und aus Ihrem sonstigen Umfeld.

Gestalten Sie danach Ihr persönliches Universalnotizblatt und integrieren Sie dabei folgende Elemente: Platz für eine Hauptüberschrift und eine Unterüberschrift. Vorab definierte Felder für Seitennummerierung, Datum, Notizart und Projektnummerierung. Raum für Ihre Notizen. Strukturierungshilfe und Erledigungsleiste. Nach der Erstellung dieses Ihres individuellen Notizblatts verwenden Sie nur noch dieses Blatt. Über die Ergebnisse werden Sie überrascht sein. Ihre Notizen werden klar, strukturiert und jederzeit, auch nach Jahren, nachvollziehbar sein. Auch die Außenwirkung ist beeindruckend. Unsere Coaching-Teilnehmer verwenden überwiegend individualisierte Notizblätter. Sie werden von ihren Gesprächspartnern regelmäßig auf ihr ungewöhnliches und professionelles Notizmanagement angesprochen. Einige Anwender notieren beispielsweise Informationen für ihren Gesprächspartner auf ihrem Block und lassen das Notizblatt – mit allen Kontaktinformationen – direkt beim Kunden.

Professionelles Notizmanagement

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Erfolgreiche Selbstorganisation

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