“Haben Sie extra aufgeräumt für meinen Besuch?”

So oder ähnlich reagieren viele Besucher unserer Geschäftsräume, wenn Sie unsere Büros zum ersten Mal sehen.

Haben wir nicht. Unsere Arbeitsplätze sehen immer so aus, als sei frisch aufgräumt. Keine Papierstapel (weder auf, noch unter dem Schreibtisch), keine herumliegenden Vorgänge, leere Schreibtischplatten … Und jede Information ist innerhalb von 5 (in Worten: fünf) Sekunden verfügbar.

Wie machen wir das? Indem wir alle Vorgänge konsequent als Projekte definieren und verwalten. Dies umfasst so gut wie jede Aktivität, die anfällt. Beispiele dafür sind „Seminar“, „Artikel“, “WebLog”, „Coaching“, aber auch „Versand von Weihnachtskarten“ oder „Angebotserstellung“. Eine Unterscheidung in „Privat“ und „Geschäftlich“ nehmen wir dabei nicht vor.

Mit der konsequenten Projektorganisation erreichen wir unter Anderem, dass

• wir unser Tun darüber ordnen und vor allem zuordnen können,
• wir für alle Aktivitäten einen bewussten Projekttitel führen, unter dem wir sie verwalten können,
• es für jegliches Stück Papier ein „Behältnis“ in Form der Projektmappe gibt,
• unsere Schreibtische frei sind und
• wir alle Unterlagen ohne die sonst üblichen Suchzeiten jederzeit griffbereit haben.

Nach Anlage eines neuen Projektes gibt es sofort eine entsprechende Projektmappe, die ab diesem Moment alle Papiere enthält, die es zu diesem Thema gibt. Kommen weitere Informationen hinzu, werden diese in der betreffenden Projektmappe abgelegt.

Gefunden werden diese Projekte über eine kleine EDV-Anwendung, die Projektnummer und einige Projektstichworte enthält.

Wie wir “den Kleinkram” verwalten, lesen Sie im Beitrag: Was tun, mit den “kleinen Dingen” des Berufsalltags?.

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