Via E-Mail erreichten mich 2 Fragen eines Lesers:

“1. Benutzen Sie noch ihren x17 Zeitplaner? Ein Beitrag zum Thema Elektronik vs Papier wäre interresant.

2. Wie kammen Sie im Zeitalter von Palm/Blackberry,Windows mobile zu analogen Zeitplanung?”

Da es vielleicht für andere auch interessant ist, hier meine Antworten:

1. Ja. Nach wie vor benutze ich meinen X47 Zeitplaner, um jederzeit und an jedem Ort Termine vereinbaren zu können.

Gerade diese Woche hatte ich dazu wieder ein kleines Schlüsselerlebnis.

Bei einer Besprechung ging es darum, den nächsten gemeinsamen Termin zu vereinbaren. Ein Handgriff und mein X47 war bereit. Ein Handgriff meines Gesprächspartners – und er packte seine Unterlagen zusammen, sah mich an und meinte: “Macht es Ihnen etwas aus, mit mir in mein Büro zu kommen. Ich verwalte meine Termine über Outlook und brauche meinen PC.”

2. Mein “Zeitplanungs-Weg” ging vom Papier über PC-Systeme (Lotus-Organizer, Outlook, Google Kalender …), einige elektronische Hilfsmittel (ich hatte schon 1996 eines der ersten Mobiltelefone mit Terminkalender und Smartphone-Funktionen) zurück zum Papier.

Die Gründe dafür sind vielfältig. Ausschlaggebend ist für mich (und nur für mich!) die Praktikabilität. Bei meiner derzeitigen Firmengröße reicht mir ein Terminplaner in Papier allemal aus. Wenn ich irgendwann zehn Niederlassungen (oder so ) in Deutschland und im europäischen Ausland habe, überlege ich neu und werde dann, wieder aus Praktikabilitätsgründen, mit Sicherheit auf elektronische Terminplanung umsteigen.

Insofern ist es auch überflüssig, einen Artikel “Elektronik vs Papier” zu schreiben. Denn, wie die Juristen so gerne sagen: “Es kommt darauf an …”

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10. Erweiterung mit eigenen Formularen möglich

Ebenfalls systembedingt, ist eine Ergänzung um eigene Formulare oder um Vordrucke anderer Hersteller nicht möglich. Allenfalls können Zusatzblätter lose eingelegt werden (wovon ich jedoch dringend abrate).

Dieser, beinahe erzwungene, Minimalismus verhindert effektiv den Papier-Overload, der sonst oft zu beobachten ist.

Kleiner Exkurs: Grundsätzlich sollten Sie generell nur das mitnehmen, was unbedingt gebraucht wird. Viele haben sämtliche Informationsblätter, die sie beim Kauf ihres Zeitplanbuchs erhalten haben, stets bei sich. Und so wissen sie beispielsweise Bescheid über die Schulferien in allen Bundesländern; ohne schulpflichtige Kinder zu haben. Sie kennen die Hoteladressen amerikanischer Businesshotels; ohne je nach Amerika zu reisen. Usw …

Wenn Sie ebenfalls die Infoblätter Ihres Zeitplanbuchherstellers verwenden, machen Sie jedes Mal, wenn Sie ein Blatt benutzen mit Bleistift einen kleinen Strich in die obere rechte Ecke des Blatts. Alle Blätter, die am Ende des Jahres keinen Strich haben (und demzufolge nie benutzt wurden) kommen raus. Und bleiben draußen, auch dann wenn die nächste Jahreslieferung kommt.

11. EDV-Schnittstelle vorhanden

In einigen der angebotenen Lederhüllen gibt es Platz für ein Handy oder eine Palm.

Andere Hersteller von Planungssystemen bieten eigens entwickelte Software zum Ausdruck auf deren Vordrucke. X47 bietet dergleichen nicht.

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6. Methodischer Ansatz

Viele heutige Systeme des Zeit- und Selbstmanagements lassen sich in den Ursprüngen ganz oder in Elementen auf Gustav Großmann zurückführen (mehr dazu in der Wikipedia).

X47 bietet diesbezüglich keine wesentlichen Überraschungen und lehnt sich an die allgemein bekannte Methodik an.

7. Bedienungsanleitung

Für den X47 gibt es ein kleines Buch mit einer genauen Gebrauchsanweisung der Vordrucke. Es wird passenderweise im A6 Format des X47 mit Edelstahlröhrchen geliefert. Hier das Inhaltsverzeichnis:

Inhalt

Die Ziele des Buches
Kapitel 0: Zeit und Geld sind knappe Ressourcen
Kapitel 1: Erkennen der Aktivitäten (To-dos)
Kapitel 2: Selektieren der To-dos
Kapitel 3: Was ist (Ihnen) wichtig?
Kapitel 4: Notieren der To-dos
Kapitel 5: Ziele definieren
Kapitel 6: Ziele planen
Kapitel 7: Zielkonflikte
Kapitel 8: Zeit budgetieren
Kapitel 9: Konsequenzen der Priorisierung
Kapitel 10:Der Umgang mit unangenehmen To-dos
Kapitel 11: Zeit sparen: Etwas nicht tun (Prio C)
Kapitel 12: Zeit sparen: Etwas nur einmal tun
Kapitel 13: Zeit sparen: Etwas schneller tun
Exkurs: Die 80:20-Regel
Kapitel 14: Zeit sparen: Selbstorganisation
Kapitel 15: Zeit sparen: Selbstführung
Kapitel 16: Der Umgang mit toter Zeit
Exkurs: Verhaltensänderung
Kapitel 17: Zeit sparen: Etwas mit Schwung machen
Zusammenfassung

Weiterhin gibt es Kärtchen mit den Abbildungen der wichtigsten Vordrucke und Vorschlägen zur Verwendung.

8. Vielfalt der verfügbaren Vordrucke

Für das System gibt es (in Heftform) die üblichen Einlagen wie bspw. Kalendarium, Leporello, Notizpapier, Datenregister (1-12) und Adressregister. Eine Liste, welche Inhalte es für die jeweiligen Formate gibt, finden Sie auf der Herstellerseite.

Eine einmalige Besonderheit sind die Tagesblätter mit Zeiträdern. Anstelle der üblichen tabellarischen Stundenlistung gibt es Tageszeitkreise zur Visualisierung der Termine und verbrauchter/verfügbarer Zeit.

9. Papier

Das Einlagenpapier hat ein Papiergewicht von 60g/m². Die leichte Elfenbeintönung schont die Augen. Es fühlt sich gut an und lässt sich sehr gut mit Kugelschreiber und/oder Bleistift beschreiben.

Systembedingt gibt es alle Einlagen in Form von Heften mit einem eingebundenen Edelstahlröhrchen am Rücken, um es in die Federschienen einzuhängen.

Die Hefte weisen allerdings anfangs ein gewisses Beharrungsvermögen auf. Umgeblätterte Seiten neigen bei mir dazu, wieder in die Ursprungslage zurückzukehren. Gerade bei vollständig ausgeklapptem A5-System stört es etwas, wenn man nach dem Umblättern nachhelfen muss, damit die Seiten liegen bleiben. Dieser Effekt legt sich jedoch mit der Zeit.

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5. Erste Eindrücke

Die Verarbeitung aller Teile des X47 Systems ist außergewöhnlich hochwertig. Der kleine X47 (Format A6) kommt beispielsweise in einer edlen schwarzen Holzbox, die bei mir jetzt höchst dekorativ als Archiv im Bücherregal steht.

Die haptische Komponente überzeugt ebenfalls auf der ganzen Linie.

Zum Feeling des Leders habe ich schon geschrieben.

Man merkt überall, dass hier das Herzblut des Entwicklers vorhanden ist. Sichtbar auch an geradezu liebevoll umgesetzten Kleinigkeiten wie z.B. die verschiedenen Bändchen, die als Lesezeichen verwendet werden.

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2. Format

X47 gibt es in den gängigen Formaten für Zeitplanbücher; also A5, A6 und A7.

Für alle Formate gibt es einige Angebote an Lederhüllen zur Auswahl. Sowohl Klassiker mit verschiedener Anzahl von Federschienen, als auch „Exoten“ (wie z.B. den X47 mit integrierter Geldbörse). Hier kann jeder entscheiden, was er mag.

3. Lochung

Während meiner Zeit mit „üblichen“ Zeitplanern gab es immer das Problem der Kalenderblätter mit den verschiedensten Lochungen. Und meistens waren die Angebote der Hersteller untereinander nicht kompatibel. Oft habe ich mich damit beholfen, dass ich beim Wechsel zu einem anderen Anbieter zusätzlich den jeweiligen Systemlocher gekauft habe und die Lochungen ergänzte (mal nebenbei erwähnt, braucht jemand einen Locher von Tempus, Leitz mit individuell einstellbaren Lochabständen, Time/System, Mademann, Brölemann, Chronoplan,  …).

Damit ist beim X47 jetzt Schluss. Da es keine Ringmechanik gibt, gibt es auch keine Löcher. Fertig.

Allerdings sind die Ergänzungsmöglichkeiten damit auch eingeschränkt (dazu später mehr).

4. Zubehör

Als Zubehör gibt es neben diverser Einlagen, zu denen ich später noch etwas schreibe, Archivboxen für die Ablage der beschriebenen Einlagen.

Mit einer innovativen  Eigenentwicklung haben die Macher des Systems einen Engpass gelöst, den ich auch bei vielen anderen Herstellern bisher beobachtete. Es gab einfach keine passenden Stifte. Entweder waren diese zu groß, zu dick oder zu blöd unhandlich. Für den X47 gibt es jetzt endlich passende Stifte, die angenehm schreiben und auch perfekt in die Hülle für das A6-Format passen.

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