Verzettelung und Formatbrüche

Die Kundenakte ist im Format DIN-A 4, die Schreibmappe auch. Das Zeitplansystem hat das Format DIN-A 6. Die bisher verwendeten Gesprächsnotizen sind im Format DIN-A 5. Und für Prospekte hat die Druckerei ein Sonderformat empfohlen, damit sie sich von Anderen unterscheiden. Haftklebezettel in den verschiedensten Formaten und Farben ergänzen die bunte Sammlung. So sieht es oft aus, wenn wir fremde Büros betreten.

Normalerweise passieren bei Menschen, die in einem solchen Chaos in einer solchen Ordnung arbeiten, regelmäßig Dinge wie beispielsweise folgende:

• Die im Zeitplanbuch aufgeschriebenen Notizen müssen entweder mit dem Kopierer vergrößert, nochmals abgeschrieben oder eingescannt und ausgedruckt werden. Die Informationen, die regelmäßig benötigt werden, sind meist im A4-Format. Sie werden mit dem Kopierer verkleinert bzw. kunstvoll so gefaltet, dass diese ins Zeitplansystem passen.
• In den DIN-A 4 Akten neigen Zettel in kleineren Formaten dazu, wie auf magische Weise zu verschwinden. Umfangreiche Suchaktionen sind die Folge (“Ich weiß doch ganz genau, dass ich die Gesprächsnotiz in der Akte hatte.”)
• Weitere Begebenheiten, wie sie auch im Beitrag “Was tun, mit den ‘kleinen Dingen’ des Berufsalltags?” erwähnt sind.
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Die Aufzählung hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wenn Ihnen noch etwas dazu einfällt, hinterlassen Sie Ihre Praxisstory in den Kommentaren. Wir arbeiten diese gerne mit Nennung der Quelle in den Artikel ein.

Für Außendienstmitarbeiter hat die Thematik noch eine zusätzliche Dimension bei Kundenbesuchen. Um die Vielzahl der verwendeten Formate zu verwenden, braucht man eine große Aktentasche und viel Platz auf dem Schreibtisch des Kunden. Unvergessen ist uns beispielsweise der Besuch eines Außendienstlers, der unseren gesamten Tisch mit seinen verschiedenen Unterlagen in Beschlag nahm. Die Vielzahl von Unterlagen in den verschiedensten Formaten hinterlässt immer einen ungeordneten, komplizierten Eindruck.

Unser Rat: Jede Abweichung von üblichen Standards kostet Ihre Zeit, Ihr Geld und unter Umständen Ihr Image bei Ihren Kunden. In den meisten Geschäftsfeldern ist das Format DIN-A 4 der Standard (auch wenn Zeitplanpäpste viel Geld und Energie verwendet haben, Sie von  anderen Formaten zu überzeugen). Stellen Sie Ihre gesamte Organisation deshalb auf das Businessformat DIN-A 4 um.

Sie benötigen dann nur noch EINEN Vordruck im Business-Format DIN-A 4, den Sie für alle anfallenden Geschäftsvorgänge (Gesprächsnotizen, Telefonnotizen, Besuchsberichte, Planungen …) benutzen. Entfernen Sie alle anderen Papiere aus Ihrer Reichweite.