Was tun, mit den “kleinen Dingen” des Berufsalltags?

Einige haben die “großen Dinge” ihrer Selbstorganisation ganz gut geregelt. Oft sind es jedoch die “Kleinigkeiten”, die Stress verursachen. Beispiele dafür:

1. Ein Kunde wartet auf Ihren Anruf. Die Telefonnummer notieren Sie sich auf einer Haftnotiz. Die kommt an den Bildschirmrand.
2. Während Sie telefonieren fällt Ihnen eine Verbesserungsmöglichkeit für Ihren Vertrieb ein. Sie notieren diese kurz.
3. Dass Sie Ihrem Chef einen Präsentationsentwurf bis zum Mittagessen vorlegen sollen, wissen Sie. Dies zusätzlich irgendwo zu erfassen ist unnötig.
4. Sie haben ein neues Restaurant entdeckt und wollen Ihre Familie dorthin einladen. Die Telefonnummer für die Tischreservierung haben Sie auf der Serviette notiert.

So sieht es dann üblicherweise am Ende des Tages aus. Der Kunde wartet immer noch auf Ihren Anruf. Das Post-It mit der Rückrufnummer liegt hinter Ihrem Monitor, weil es beim Lüften dorthin geweht wurde. Ihre Vertriebsidee haben Sie auf ein Kuvert der Eingangspost notiert. Dieses befindet sich inzwischen im Altpapier. Gegen 15.00 Uhr werden Sie von Ihrem Chef an den Entwurf erinnert. In der Hektik des Alltagsgeschäfts haben Sie daran nicht mehr gedacht. Und die Serviette mit der Telefonnummer des Restaurants gibt es auch nicht mehr. Sie fiel einem Niesanfall zum Opfer und wurde dabei zum Taschentuch degradiert.

Die Lösung: Ergänzen Sie Ihre Selbstorganisationsinstrumente und besorgen Sie sich einen (und wirklich nur einen) Block, oder ein gebundenes Notizbuch. Dort notieren Sie alles, was durch Ihre normalen Organisationsinstrumente nicht erfasst wird. Zum Beispiel Telefonnummern, kleine Aufgabe, Ideen, Termine, usw.. Bei passender Gelegenheit erledigen Sie Ihre Dinge auf dem Block und streichen diese aus. Als Nebeneffekt werden auch die kleinen Dinge sichtbar, die Sie während Ihres Arbeitstages erledigt haben.

Zusatztipp: Wenn Sie die Seiten Ihre Blocks nummerieren, können Sie ggf. auf Ihre Aufschriebe verweisen (z.B.: Siehe Block, Seite 36). Bewahren Sie Ihre Aufzeichnungen auf und nummerieren Sie neue Blöcke fortlaufend weiter. So ergibt sich über die Jahre ein zusätzliches Ideen- und Gedankenarchiv.